Toda persona o empresa que genere ingresos por sus actividades profesionales o comerciales está obligada a contribuir al gasto público a través del pago de impuestos.

De ahí, que se nos denomine contribuyentes que deben aportar recursos a la autoridad encargada de recaudar los impuestos, que en México, es el Servicio de Administración Tributaria, mejor conocido como el SAT.

Esta obligación está fundamentada en el art. 31 de la Constitución; de donde se originan las leyes en materia fiscal, siendo el Código Fiscal de la Federación (CFF) la más importante. Y en este Código se establecen las principales obligaciones fiscales de los contribuyentes (art. 27), que son:

1. Tener un Registro Federal de Contribuyente (RFC):
   Ya sea que seas empleado, trabajador independiente, patrón o comerciantes, es crucial registrarse ante el SAT para obtener un RFC, el cual será necesario para emitir facturas por tus operaciones.
2. Manifestar un domicilio fiscal:
   Establecer el domicilio principal donde se llevan a cabo las actividades profesionales o de negocios, ya sea que se trate de una oficina o tienda.
3. Tener una firma electrónica (e.firma):
   La e.firma se utiliza para realizar trámites fiscales en línea, como la presentación de declaraciones provisionales o la emisión de facturas electrónicas.
4. Presentar declaraciones periódicas:
   Los contribuyentes tienen la obligación recurrente de presentarle a la autoridad (el SAT) sus declaraciones de gastos e ingresos por cada mes, bimestre o año, según el régimen en el que se encuentre.
5. Emitir CFDIs (comprobantes fiscales por internet) por cada transacción que se realice:
   En palabras más simples, emitir facturas electrónicas por los ingresos que se generen a través de actividades profesionales o comerciales.
6. Llevar contabilidad:
   Mantener un registro actualizado y detallado de todas las transacciones financieras del negocio (ya sea que se trate de una empresa o de una persona con actividades empresariales), incluyendo ingresos, gastos, activos y pasivos.
7.  Entre otros aplicables según el caso particular.

En esta entrada, nos enfocaremos en la obligación de tener una contabilidad, quiénes deben llevarla, quienes deben enviarla al SAT (y cómo se entrega), así como qué pasa si no se cumple.

1. ¿Qué es la contabilidad?

Imagina que tu negocio es un barco.

Para saber si vas en la dirección correcta, si tienes suficiente combustible o si necesitas reparaciones, necesitas un registro detallado de todo lo que entra y sale.

Eso es la contabilidad: un registro ordenado y sistemático de todas las operaciones de dinero (ingresos, gastos, inversiones) de tu negocio o actividad.

Su propósito principal es doble. Por un lado, tiene como finalidad conocer la salud financiera de tu negocio: saber cuánto ganas, cuánto gastas y qué tan rentable es tu empresa o actividad profesional.

Y por el otro, cumplir con la obligación fiscal de tener una contabilidad como base para calcular los impuestos que debes pagar, como el Impuesto Sobre la Renta (ISR) o el Impuesto al Valor Agregado (IVA).

Esta contabilidad debe seguir las reglas que establecen el Código Fiscal de la Federación (CFF) y la Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR).

2. ¿Quiénes están obligados a llevar contabilidad?

En pocas palabras, podemos decir que toda empresa, sin importar su tamaño, DEBERÍA llevar una contabilidad para su propio control interno. Para que sea una base sólida de información que permita tomar decisiones con seguridad por estar sustentadas en números.

Sin embargo, hay algunos casos donde llevar la contabilidad es una OBLIGACIÓN, y no solo un aspecto deseable y beneficioso para la salud financiera de la empresa.

Aquellos negocios obligados a llevar la contabilidad de la empresa y enviarla al SAT para el cálculo de los impuestos aplicables son:

• Personas morales (empresas):
  Todas las empresas en México deben llevar contabilidad. Esto incluye también a quienes operan a través de fideicomisos con actividades empresariales.
• Personas físicas con actividades empresariales o profesionales:
  Si trabajas por tu cuenta, tienes un emprendimiento, negocio, consultorio, eres comerciante, etc., también estás obligado a llevar tus registros contables.
• Partidos y asociaciones políticas. 

3. ¿Cómo debe llevarse la contabilidad?

Hoy en día, la contabilidad se registra en sistemas informáticos administrativos que puedan generar reportes financieros integrales y completos en formato XML.

Los puntos clave para la contabilidad electrónica son:

• Sistemas electrónicos:
  Debes usar un programa o sistema que te permita registrar tus movimientos y que sea capaz de generar los archivos XML que el SAT requiere.
• Documentación de soporte:
  Es crucial guardar todos los documentos que respaldan tus operaciones (facturas electrónicas, CFDIs emitidos y recibidos, contratos, estados de cuenta, etc.). Si usas un sistema electrónico, también debes conservar la documentación de su diseño y diagramas.
• Catálogo de cuentas y balanza de comprobación:
  Tu sistema debe generar un "catálogo de cuentas" (una lista de todas las cuentas que usas para registrar tus operaciones) y una "balanza de comprobación" (un reporte que muestra los saldos de tus cuentas).
• Marco contable:
  Debes basar tu contabilidad en normas reconocidas, como las Normas de Información Financiera (NIF) en México, o las Normas Internacionales (IFRS/USGAAP) si aplicas alguna de ellas.
• Idioma:
  Aunque puedes llevar tu contabilidad en otro idioma, si el SAT lo solicita, deberás proporcionar una traducción al español realizada por un perito traductor.
• Registro detallado: Las operaciones deben registrarse de forma cronológica, indicando si es un cargo o un abono, el nombre de la cuenta y sus saldos.

4. ¿Quiénes NO están obligados a llevar contabilidad electrónica (o tienen facilidades)?

Existen algunas excepciones y facilidades administrativas para ciertos casos, como lo son:

• Entidades de gobierno y similares:
  La federación, estados, municipios y organismos descentralizados que se rigen por leyes de contabilidad gubernamental, no están obligados a llevar la contabilidad fiscal como los demás contribuyentes, excepto por actividades muy específicas como recibir donativos deducibles.
• Artistas: Si eres artista y todos tus ingresos provienen de la venta de tus obras, puedes optar por no llevar contabilidad.
• Régimen Simplificado de Confianza (RESICO):
  Las personas y empresas registradas ante el SAT en este régimen tienen el beneficio de no presentar una contabilidad al SAT.
• Personas físicas con ingresos limitados: Si tus ingresos no excedieron los $4,000,000.00 en el año anterior (y tributas en ciertos regímenes como actividades empresariales o profesionales o arrendamiento).
• Asociaciones religiosas:
  En caso de optar por usar la aplicación "Mis Cuentas" (un módulo para el registro de operaciones dentro del portal de SAT las asociaciones religiosas están exentas de enviar la contabilidad electrónica mensual.

5. ¿Cómo se envía la contabilidad al SAT?

Una vez que identifiques si estás sujeto a la obligación de llevar una contabilidad fiscal, es importante recalcar que no la obligación no es solo tener una contabilidad, sino también enviarla al SAT. Ten en cuenta lo siguiente:

• ¿Qué se envía cuando se presenta la contabilidad al SAT?
  Principalmente, tu catálogo de cuentas y tus balanzas de comprobación.
• ¿Cada cuánto se envía la contabilidad al SAT?
  Mensualmente.
• ¿Cómo se envía la contabilidad al SAT?
  A través del Buzón Tributario o la sección de "Trámites y Servicios" del Portal del SAT, utilizando los archivos XML generados por tu sistema contable.
• Pólizas contables:
  El SAT puede solicitar detalles de tus "pólizas" (los registros individuales de tus operaciones) en casos específicos, como durante una revisión, o cuando pides una devolución o compensación de impuestos.

6. ¿Qué pasa si no cumplo con mis obligaciones fiscales? 

   No cumplir con estas obligaciones puede tener varias consecuencias:

• Multas y recargos:
  El SAT puede imponer multas que van desde los MXN 7,110 a los MXN 21,310 por cada mes que no se presente la contabilidad al SAT o por no enviarla en tiempo y forma. También se generan recargos por pagos extemporáneos.
• Bloqueo de servicios digitales:
  El incumplimiento del envío de la contabilidad electrónica puede llevar al bloqueo temporal del sello digital, lo que provocaría retrasos graves en tus ventas por la inhabilitación de tu facturación
• Retrasos en trámites:
  Podrías perder la posibilidad de recibir devoluciones o compensaciones de impuestos por incumplir con la obligación de enviar tu contabilidad electrónica al SAT.

Llevar una contabilidad adecuada y cumplir con el envío de la información electrónica al SAT es una parte esencial de ser un contribuyente en México.

No se trata solo de evitar sanciones, sino de tener un control claro de tu negocio.

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